AMSTELVEEN – Voor een succesvolle verbeteraanpak is er richting en structuur nodig. Daarom hebben wij het Transformatiemodel ontwikkeld waarin we diverse structuur- en verbetercultuurelementen hebben samengebracht. In gesprek met Consultancy.nl geeft onze de lean-expert, die het onlangs vernieuwde model heeft (door)ontwikkeld, uitleg over de filosofie achter het model en wat er is verbeterd.
In het disruptieve bedrijfslandschap van vandaag de dag is het voor organisaties belangrijker dan ooit om te zorgen dat alle bedrijfsprocessen zo zijn ingericht dat ze maximale waarde creëren voor de klant. Dit is precies waar de befaamde Lean-managementfilosofie op is gericht. De transformatie van een traditioneel organisatiemodel naar het Lean-model gaat echter gepaard met de nodige uitdagingen. Een succesvolle verbeteraanpak vereist ten eerste richting en structuur.
“Daarom hebben wij het Transformatiemodel ontwikkeld waarin we diverse structuur- en verbetercultuurelementen hebben samengebracht”, vertelt een UPD consultant. “Het toepassen van het model maakt dat organisaties heel gefocust de ambities nastreven. Door eerst de focus te bepalen, daarna de huidige situatie te doorgronden om vervolgens de verbeteringen door te voeren die nodig zijn om de ambities te bereiken. Daarna is er de opname van die nieuwe werkzaamheden in de dagelijkse werkzaamheden, zodat de verbeteringen ook beklijven.”
De afgelopen vijf jaar heeft UPD het model toegepast bij uiteenlopende opdrachtgevers: “We hebben het met succes ingezet binnen onder meer de onderwijssector, de IT-branche, de industrie en de (semi)overheid. En uiteraard gebruiken we het model ook bij UPD zelf.”
Klik hier voor een grote versie van de afbeelding
Op basis van de ervaring van de eerste vijf jaar waarin UPD het model heeft ingezet, is nu een verbeterde versie ontworpen. Daarin is de inhoud behouden, maar de vorm aangepast: “Het ‘oude’ model was qua vormgeving nogal overweldigend. Dat leidde af van het verhaal wat achter het model zat. Het schrok sommige potentiële opdrachtgevers af. Wij kwamen erachter dat dat alleen om de vormgeving ging, niet zozeer om het ongeloof in de filosofie achter het model. Het nieuwe model is vele malen ‘rustiger’ waardoor de essentie beter overkomt en de aandacht uit gaat naar de filosofie, het geloof en de pragmatiek achter het model.”
De organisatie als één geheel
Deze onveranderde filosofie achter het model komt er kortgezegd op neer dat er verbinding en vertrouwen moet zijn tussen alle lagen van een organisatie: “Om doelgericht te kunnen veranderen is een top-down benadering cruciaal: zonder leiderschap en langetermijndoelen verzanden verbeteringen die op de werkvloer zijn bedacht in goede bedoelingen. In het ergste geval werken verbeterinitiatieven elkaar zelfs tegen wanneer de hoger liggende doelen uit het oog worden verloren. Maar zonder initiatief van onderaf missen medewerkers het gevoel dat zij bijdragen aan het succes van hun organisatie.”
Mede daarom, moeten ook de harde en zachte verandercomponenten aan elkaar worden gekoppeld: “Als leidinggevenden niet de competenties hebben om de ‘harde’ kant van het sturen op verbeteringen en resultaten te verbinden aan de ‘zachte’ kant van het coachen op gedrag, zal dit niet leiden tot de verandering die noodzakelijk is om de ambities van een organisatie te bereiken.”
Door al deze elementen in relatie tot elkaar te beschouwen, bekijkt het Lean-Transformatiemodel de organisatie in haar totaliteit. “Het model zorgt dat op een holistische manier verbeteringen doorgevoerd worden die bijdragen aan het grote geheel van een organisatie”, aldus een UPD-consultant. “Het verbindt – voor leidinggevenden én medewerkers – de kennis van de processen, het snappen van de variaties en het begrijpen van de mentale modellen van de mens om met deze kennis een hele organisatie te verbeteren en de langetermijndoelen te bereiken.”
“Medewerkers herkennen door het toepassen van het model aan welke verbetering zij dagelijks een bijdrage leveren, dat geeft zingeving en erkenning. Dan is ambitie bereiken geen toeval meer.”
Focus
Terwijl continu verbeteren een belangrijk aspect is van een Lean-organisatie, ontstijgt dit verbeteren de dagelijkse gang van zaken. “Met alleen de focus op dagelijks werk worden de meeste ambities niet bereikt. Immers de tijd gaat op aan de hectiek van de dag”. Om de focus van het verbetertraject helder te krijgen, wordt in de eerste stap van de toepassing van het model de huidige situatie van een organisatie in kaart gebracht, door bijvoorbeeld een SWOT- en/of QUAD-analyse te maken en een Lean Assessment te doen.
“De output van deze analyse is input voor de Policy Deployment-sessies. Op basis van de ambities die benoemd worden in de x-matrix, kunnen de benoemde te verbeteren processen geanalyseerd worden en daarna heel gestructureerd verbeterd worden. Die focus in combinatie met coaching en begeleiding vanuit de leidinggevenden maakt dat verbeteringen bijdragen aan de richting van de organisatie. Immers, verbeteren zonder een visie is tijdverdrijf. Medewerkers herkennen door het toepassen van het model aan welke verbetering zij dagelijks een bijdrage leveren, dat geeft zingeving en erkenning. Dan is ambitie bereiken geen toeval meer.”
Sector-overstijgend
Terwijl Lean beroemd is geworden in de industriële sector – de methode ontstond bij autogigant Toyota – benadrukt UPD tot slot dat de filosofie net zo waardevol is in andere sectoren. “Alle soorten organisaties hebben het nodig om ambities te bereiken en het beste te doen voor hun klanten, patiënten, studenten of wie dan ook. Ja, er zijn zeker verschillen tussen de industriesector en de andere sectoren, maar dat wil niet zeggen dat Lean daar minder makkelijk toe te passen is.”
“Onze ervaring is dat het ook in een industriële omgeving heel hard werken is om de ambities te bereiken”, vervolgen zij. “Lean helpt in alle omgevingen om het proces te begrijpen, variatie inzichtelijk te maken en het gedrag van medewerkers te begrijpen. In welke sector je ook werkt, is dit de combinatie van factoren die bepaalt of je kwaliteit kunt bieden. Of dat nou een product of een dienst is, dat maakt niet uit. Het transformatiemodel heeft al deze elementen in zich waardoor het voor een organisatie gemakkelijker wordt focus aan te brengen op deze drie elementen om daarmee de ambities te bereiken.”
Meer weten?
Onze lean-experts hebben jarenlange ervaring met complexe implementatietrajecten, procesoptimalisatie en het realiseren van gedrags- en cultuurverandering bij talloze grote en kleine organisaties. Met aantoonbaar resultaat. Geïnteresseerd in een nadere toelichting op het Lean-Transformatiemodel en de toegevoegde waarde ervan voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact op met één van onze lean-experts via tel. 020 345 3015 of stuur een mail naar contact@upd.nl.