Een strategie is pas waardevol als het de organisatie lukt om deze te realiseren. En dat blijkt nog regelmatig een uitdaging. Met behulp van Policy Deployment – ook wel strategy deployment genoemd – worden strategische doelen vertaald naar concrete, meetbare acties op alle niveaus van de organisatie.
Policy Deployment wordt vaak in één adem genoemd met termen uit Lean als Hoshin Kanri en de X-Matrix. Dat is onterecht. Hoshin Kanri is de meest bekende methode binnen Policy Deployment, maar niet de enige methode.
Koppeling tussen dagelijks werk en strategie
De bedrijfsstrategie wordt door medewerkers regelmatig gezien als ‘een zaak van het leiderschap’. Ze voelen zich niet betrokken, begrijpen de richting van de strategie niet of weten niet wat zij als medewerkers kunnen doen om de strategie te realiseren. En dat terwijl er vaak significante veranderingen doorgevoerd moeten worden binnen de organisatie om de strategie te realiseren. En om te veranderen zijn juist de medewerkers onmisbaar.
Policy Deployment heeft als belangrijk doel om het dagelijks werk van de medewerkers te verbinden aan de langetermijndoelen van de organisatie. Hierdoor worden de doelen voor de medewerkers concreet en krijgen ze grip op de eigen bijdrage aan het realiseren van doelstellingen. Het gevolg is meer betrokken medewerkers die eigenaarschap nemen over – een deel – van de strategie.
Policy Deployment is keuzes maken
Policy Deployment is keuzes maken. Een valkuil die maar lastig te ontwijken is voor organisaties is de drang om te veel te willen doen. Vanuit optimisme of ambitie hebben ze te veel doelen waar ze allemaal gelijktijdig aan moeten werken. Door het gebrek aan focus dat hierdoor ontstaat worden de doelen niet of slechts deels gerealiseerd met als gevolg dat de strategie niet werkt. Met behulp van Policy Deployment wordt er focus aangebracht in de strategische doelen en de verbeterprojecten die hieruit voortvloeien. Door deze focus aan te brengen wordt er niet onnodig veel werkdruk op de medewerkers gelegd, wordt de energie gebundeld op initiatieven die er echt toe doen en krijgt de organisatie de kans om continu verbeteren toe te passen in het realiseren van de doelen.
Bij UPD geloven we dat het succes van organisaties voor een groot deel afhankelijk is van het maken van de juiste keuzes op het juiste moment. Policy Deployment is hierbij een onmisbare methode.
Transformatie naar een cultuur van continu verbeteren
Strategierealisatie is een onmisbaar onderdeel van de transformatie naar een cultuur van continu verbeteren. De verander- of verbeterstrategie vormt namelijk de strategische basis van de transformatie. Door een stevig Policy Deployment traject, ondersteund door operational management en programma- en projectmanagement wordt de strategie een blauwdruk voor een cultuur van continu verbeteren.
Het strategie-aspect is dan ook één van de vier elementen waar wij ons op richten bij de begeleiding van organisaties. Lees meer over de verschillende elementen en onze begeleiding via onderstaande link.
Verder lezenPolicy Deployment; in een paar stappen naar strategierealisatie
De theorie achter Policy Deployment is niet lastig. Simpel gesteld zijn het de volgende stappen die uitgevoerd moeten worden waarbij de cascadering van de ene stap naar de volgende in stand wordt gehouden:
- Stel het ware noorden vast
- Definieer de doorbraken
- Definieer de jaardoelen
- Stel de verbeterinitiatieven vast
- Definieer de KPI’s
- Voer de verbeterinitiatieven uit
- Blijf evalueren en leren
Zo in een opsomming zijn deze stappen lekker overzichtelijk. En zoals we al stelden is de theorie niet per definitie lastig. De praktijk is daarentegen weerbarstig. De-selectie, het concretiseren van doelen, betrokkenheid van alle lagen binnen de organisatie, het definiëren en sturen op doelen en KPI’s en vooral niet afgeleid worden door de ‘daily business’ zijn uitdagingen waar organisaties mee te maken krijgen. Stimuleren van het juiste gedrag, duidelijke structuur en ondersteunend leiderschap zijn binnen Policy Deployment belangrijke factoren om met deze uitdagingen om te gaan.
Tips voor strategierealisatie met Policy Deployment
De beste tip voor een goed Policy Deployment proces is om hier een externe begeleider bij te betrekken. Deze persoon wordt niet gehinderd door de dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie en kan objectief het proces aan- en bijsturen. En daarbij heeft een goede begeleider beschikking over de vaardigheden om zowel op het proces als op het gedrag interventies uit te voeren. Onderstaande tips kunnen helpen om de effectiviteit van de strategierealisatie met Policy Deployment te vergroten:
- Wees duidelijk in de rollen en verantwoordelijkheden: Om te zorgen dat iedereen – van het leiderschapsteam tot de medewerkers – weet wat er van hen verwacht wordt, moet direct vanaf de start duidelijkheid gegeven worden over de rollen en verantwoordelijkheden. Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers zich niet betrokken voelen, het leiderschapsteam te veel sturing geeft op de manier waarop jaardoelen bereikt worden of zich volledig afzijdig houden nadat de doorbraken en jaardoelen zijn opgesteld. Het realiseren van de strategie lukt alleen als alle lagen samenwerken en dat wordt gestimuleerd door duidelijk te zijn over de verwachtingen van iedere laag in het proces.
- Maak doelen concreet: Iedereen is het eens met abstracte doelen. Denk bijvoorbeeld aan een doelstelling als: “Wij gaan de beste dienstverlening leveren aan onze klanten”, daar zal niemand binnen de organisatie het mee oneens zijn. En geen discussie, dat is fijn. Maar voor de strategierealisatie moet er juist discussie zijn. Door vooraf al ‘lastige’ gesprekken te voeren over wat dan ‘beste’ betekent, wat de ‘dienstverlening’ precies is, wie ‘onze klanten’ zijn en dit te verwerken in de doelstelling worden deze concreet. Daar kan best wat tijd overheen gaan, wat kan voelen als verspilling. Maar zonder deze concreetheid kan er niet gestuurd worden op de doelen, weten medewerkers niet wat er van ze verwacht wordt en is de kans dat de strategie gerealiseerd wordt klein.
- Houd een stevige vinger aan de pols: Zonder operational management wordt de organisatie een stuurloos schip. Door een goede KPI-structuur en het regelmatig bespreken van de behaalde resultaten kan er bijgestuurd worden. Wanneer de doelen zijn vertaald naar de werkvloer moet er continu aandacht gegeven worden aan de prestatiedialoog waarin besproken wordt of de teams op schema liggen, of ze verwachten de doelen te gaan halen en of ze succesvol zijn. Dit zorgt voor grip op het proces en betrokkenheid van de medewerkers.
Hulp nodig of meer weten?
Het begeleiden van Policy Deployment is een cruciale vaardigheid die wij toekomstige Black Belts aanleren tijdens onze opleidingsprogramma’s. Tegelijkertijd hebben we in de afgelopen jaren Policy Deployment begeleid bij een groot aantal organisaties in verschillende sectoren. Van het onderwijs tot de industrie. Wil je meer weten over Policy Deployment en wat wij kunnen betekenen in dit proces? Neem dan contact met ons op via 020 – 345 3015 of contact@upd.nl.
Wil je liever dat wij contact met jou opnemen? Vul dan onderstaand formulier in zodat wij contact met je op kunnen nemen.