Het examineringsproces op orde bij het Drenthe College

De schrik zat er even goed in bij het Drenthe College, toen vier jaar geleden bleek dat het proces van examineren en diplomeren niet overal op orde was. Kaders en richtlijnen stonden op papier, maar de praktijk was op onderdelen weerbarstiger. Gevolg: risico’s in het examineringsproces. Reden voor regiodirecteur Silvester Koehoorn om UPD in te schakelen.

Uit de analyse van UPD bleek dat docenten onvoldoende bekend waren met de afspraken over het proces van examineren en diplomeren, of vonden dat de regels niet uitvoerbaar waren. Het leidde tot diffuse werkwijzen en incomplete dossiers. De examencommissie meldde incidenten wel in het jaarverslag. Er werden ad-hoc-oplossingen bedacht om fouten te herstellen. Een structuur om het proces beter te maken was onvoldoende ingericht.

Een nieuw proces met draagvlak in de organisatie

Vanuit UPD kreeg Lilian Jansen de opdracht dit proces in kaart te brengen en aan te scherpen. Ze deed dit in nauwe samenwerking met de onderwijsmanagers en teams maar vooral ook met Metsje Karperien, hoofd ondersteunende diensten en hoofd examenbureau. Verder werden er beleidsmedewerkers, administratief medewerkers van het examenbureau en leden van de examencommissie betrokken. Het resulteerde in een nieuw proces om te komen tot een compleet en kloppend examendossier, passend bij de wet- en regelgeving en bij de digitalisering van de examinering. Om draagvlak te krijgen in de organisatie, is er veel uitleg gegeven in gebruikersgroepen, is er een webinar gemaakt voor docenten en zijn er duidelijke instructies gekomen.

De nieuwe werkwijze werd eerst gerealiseerd bij de locatie van het Drenthe College in Meppel, daarna bij meerdere opleidingen in Assen en Emmen. Er is één examenbureau gekomen met één uniforme werkwijze, werkend vanuit drie locaties. De medewerkers van het examenbureau hebben een faciliterende, regisserende en controlerende functie gekregen. En doordat het proces versimpeld en eenduidig is ingericht, is het voor docenten eenvoudiger geworden om zich aan het proces houden.

Borging van de nieuwe manier van werken

Dat docenten zich eenvoudig aan het proces kunnen houden is volgens Metsje Karperien de grootste winst. ‘Het aanpassen van gedrag van medewerkers is in zo’n groot verandertraject altijd complex. En er zijn nog altijd collega’s die de oude manier van werken willen vasthouden. Maar wat Lilian knap doet: zij spreekt medewerkers en leidinggevenden daarop aan. Heel begripvol, maar ze blijft volharden in het zoeken naar de gemeenschappelijke voordelen van de nieuwe manieren van werken. Daarbij geldt ook: afspraak is afspraak. Zo hebben we het afgesproken, zo gaan we het doen. Zo is het respecteren van deadlines normaal geworden. Het proces staat op één A4, het is krachtig en duidelijk. Nu docenten, leidinggevenden én ondersteuners een tijdje volgens de nieuwe afspraken werken, ervaren ze dat het voor hen minder werk is. Met als gevolg dat de dossiers op orde zijn.’

Kennis van onderwijsorganisaties

Dat UPD niet alleen een expert is in het verbeteren van onderwijsprocessen, maar ook de cultuur van een onderwijsorganisatie kent, was volgens Metsje Karperien essentieel om dit resultaat te bereiken. Daar komt bij dat de persoonlijke aanpak van Lilian Jansen ook goed viel. ‘Lilian is heel toegankelijk’, zegt Metsje. ‘Iedereen kent haar, van de conciërge tot de bestuurder. Ze gaat met iedereen op dezelfde manier om. We hebben haar ervaren als een leuke, betrokken collega die makkelijk contact maakt. Als het moest reed ze vier keer per week naar Drenthe.

Samenwerking in de hele keten

Voor opdrachtgever Silvester Koehoorn is de belangrijkste les van de afgelopen jaren, dat examineren en diplomeren grote, complexe processen zijn, waarbij alles in de keten goed moet samenwerken. ‘De problematiek is denk ik niet uniek voor het Drenthe College, het speelt waarschijnlijk ook bij andere ROC’s. Het is een belangrijk, foutgevoelig en complex proces. Je moet kunnen garanderen dat het voor de hele organisatie op orde is. Onze les is dat we niet mogen vertrouwen op een papieren werkelijkheid. Je moet de praktijk echt doorgronden om de lekkages te kunnen ontdekken. UPD heeft ons daar uitstekend bij geholpen.’

Bij de opleidingen waar het nieuwe proces volledig ingevoerd is, ziet Silvester Koehoorn tevreden gebruikers. ‘De bezwaren zijn bij veel mensen afgenomen. Lilian is in staat geweest om mensen mee te nemen, op een tactvolle manier. Door samen pragmatische keuzes te maken kwam er draagvlak voor het verbeterde proces in de organisatie.’