Voor veel onderwijsorganisaties is het de olifant in de kamer: waaraan geven we ons geld eigenlijk uit? Hoeveel besteden we aan het lesgeven en begeleiden van studenten en hoeveel aan secundaire taken zoals deelname aan commissies, stuur- en werkgroepen?
Volgens Henriëtte de Groot, Academiemanager bij de Pabo van de Hogeschool Arnhem Nijmegen (HAN), is er in het onderwijs geen cultuur om elkaar te bevragen over uitgaven. ‘Docenten zijn inhoudelijk gedreven’, zegt Henriëtte. ‘Dat hun inzet ook betaald moet worden, is iets waar ze zich niet druk over maken. Ik wilde juist grip krijgen op de zakelijke kant van het onderwijs, ook omdat er in de toekomst minder geld binnen komt.’
Van inzicht naar grip
Om financieel te kunnen sturen is niet alleen inzicht nodig in de inkomsten en uitgaven op de korte en lange termijn. Volgens onderwijsdirecteur Aly Smelt van de Academie Educatie van de HAN komt dan ook snel de vraag op tafel of het geld wel wordt uitgegeven aan de juiste taken. ‘Bij de Pabo hadden we geen inzicht in wat we eigenlijk allemaal doen met elkaar. Hoeveel tijd besteedt een docent aan onderwijs en hoeveel aan andere taken? Krijgt elke regisseur evenveel uren voor dezelfde taken? Als je dat proces niet op orde hebt, kun je ook niet aan je strategische doelen werken.’ Reden voor de HAN om UPD in te schakelen en meteen de hele academie Educatie onder de loep te nemen.
De analyse van de huidige situatie leverde veel eyeopeners op. Henriëtte de Groot: ‘Er bleek veel meer geld te gaan naar niet-onderwijstaken dan we dachten. We hebben hierover een dialoog gevoerd om te kunnen prioriteren en andere keuzes te maken. Dat leverde hier en daar frictie op. Maar ook veel tevredenheid bij regisseurs en planners. Veel collega’s zeiden: ik heb nu voor het eerst het gevoel dat we samen controle hebben.’
Gefaseerde en gestructureerde aanpak
Om te zorgen dat veranderingen binnen de organisatie leiden tot blijvende prestatieverbetering werken we bij UPD volgens het principe van voordoen, samendoen, zelf doen. Aan de hand van een gestructureerde en gefaseerde aanpak zorgen we dat verbeteringen geborgd worden en de organisatie in staat is om zelfstandig processen te blijven verbeteren. Deze aanpak kent vijf fasen:
- Initiatie; Deze fase staat in het teken van kennismaking, verbinding maken met elkaar, de context binnen de organisatie goed begrijpen en de verbinding leggen met lopende projecten en programma’s. Verder ontwikkelen we met de opdrachtgever de projectorganisatie, de overlegstructuur en een planning voor het gehele programma.
- Analyse; Vervolgens besteden we uitgebreid aandacht aan het begrijpen van de huidige situatie. Dit gebeurt grotendeels op de werkvloer, bijvoorbeeld met behulp van interviews, werkvloerobservaties, workshops met de medewerkers en data-analyses. Het resultaat is een gedegen beeld van waar de organisatie staat en inzicht in de (grondoorzaken van) aanwezige verspillingen en knelpunten.
- Ontwerp; Op basis van de inzichten uit de analyses worden de processen herontworpen, waarbij potentiële verbeteringen en besparingen concreet gemaakt worden. Daarbij ontwikkelen we een implementatieplan en worden de eerste quick-wins gerealiseerd.
- Implementatie; De nieuwe processen (en organisatie) worden ingericht. We besteden hierbij uitgebreid aandacht aan het coachen van de betrokken medewerkers en leidinggevende op hun nieuwe rol, functie of taak. De implementatie is een lerend proces waarbij we continu de resultaten van verbeteringen meten en bijstellen waar nodig.
- Adoptie; Uiteindelijk dragen we de projectorganisatie over naar de staande organisatie. Hierbij ronden we het opleiden en coachen van medewerkers af en dragen we het processenhandboek over. De ontwikkelde rapportagestructuur geeft teams handvatten om de nieuwe situatie te monitoren en verder te verbeteren.
Lees hier meer over onze aanpak
Ander gedrag en elkaar aanspreken
Sander Poelman van UPD begeleidde de organisatie door met alle afdelingen een nieuw proces te ontwerpen. Rollen en verantwoordelijkheden werden beschreven en op basis van een gezamenlijk normenkader is vastgelegd hoe het geld voor schooljaar 23/24 verdeeld wordt over alle taken per budgethouder. Samen met een functioneel beheerder zijn processen aangepast zodat de administratie klopt met het nieuwe allocatiemodel. De maandelijkse rapportages worden nu gebruikt om met budgethouders in gesprek te gaan over het spanningsveld tussen het budget en de werkelijke tijdsbesteding. ‘Dit project gaat ook over het aanleren van ander gedrag’, zegt Henriëtte. ‘In plaats van conflicten vermijden moeten we nu leren elkaar te durven confronteren en in gesprek te gaan over de achterliggende redenen van afwijkingen.’
Ervaring met UPD
Henriëtte en Aly zijn blij dat er nu inzicht is en dat er draagvlak is voor de nieuwe werkwijze. ‘UPD heeft ons echt goed geholpen”, zegt Aly. ‘Sander heeft het probleem goed geanalyseerd, bracht de juiste kennis mee en was sensitief voor gevoeligheden in onze organisatie. We hebben het echt samen gedaan.’
Ook Henriëtte is tevreden over de professionele aanpak: ‘Ik geef niet gauw tienen, maar tegen Sander zei ik: jij krijgt er één. Het was een groot plezier om met hem te mogen samenwerken. Wat hij ongelooflijk goed kan: het vertrouwen winnen bij onze mensen. Hij gaf mij het gevoel dat we op de goede weg zijn. Ons zelfvertrouwen heeft een boost gekregen.’
Meer weten?
Wil je verder praten over dit klantverhaal of meer informatie over onze dienstverlening in het onderwijs? Neem dan contact op met Joris van de Lindeloof via onderstaande gegevens:
Telefoon: 020 – 345 3015
Email: joris@upd.nl