Nu steeds meer bedrijven en organisaties de wereld van online videobellen aan het ontdekken zijn komen er tegelijkertijd ook steeds meer vragen rondom databeveiliging bij deze manier van communiceren. Bij UPD maken we gebruik van de virtuele mogelijkheden van Zoom en Microsoft Teams om coachingssessies en Virtual Classrooms-opleidingen in aan te bieden. Op deze pagina beantwoorden we zo goed als mogelijk al jouw vragen omtrent privacy en dataverwerking en hoe wij, Zoom en Microsoft Teams daarmee omgaan.
Zoals gezegd maken we bij UPD gebruik van Microsoft Teams en Zoom. Beide zijn handige toepassingen om te videobellen met meerdere mensen tegelijk. Zowel Zoom als Microsoft Teams bieden easy-to-use ondersteuning voor schermdelen, chatten, praten, file-sharing en nog heel veel meer. Ze worden al jaren met regelmaat gebruikt door bedrijven, scholen en overheidsinstanties om vergaderingen en opleidingen op afstand aan te bieden. Teams & Zoom gelden als de bekendste, meest betrouwbare en eenvoudigst te gebruiken oplossing om te videobellen. Om er voor te zorgen dat jij zonder zorgen kunt deelnemen aan onze Virtual Classrooms-sessies hebben wij hieronder alvast een aantal veelgestelde vragen voor je beantwoord.
Veelgestelde vragen
- Welk programma moet ik installeren om deel te nemen aan de Virtual Classrooms?
Geen. Om deel te nemen aan een Virtual Classrooms-sessie hoef je niks te installeren. Microsoft Teams is standaard op Microsoft-/Windows-computers geïnstalleerd, Zoom opent zich in de browser. Met de link die je toegestuurd krijgt enkele dagen voorafgaand je opleiding kun je – bij zowel Microsoft Teams als Zoom – eenvoudig deelnemen aan een sessie door deze simpelweg aan te klikken.
Je kunt in het geval van Zoom dan gewoon deelnemen via je browser (opent zich vanzelf als je op de link klikt). Er is ook een mogelijkheid om de Zoom-applicatie te installeren waarmee je meer functionaliteiten ontgrendelt, maar dat is geen vereiste om deel te kunnen nemen aan een sessie.
Microsoft Teams opent zich ook vanzelf maar vereist wel dat je bent aangemeld. Dit wijst zich vanzelf wanneer je op de link klikt.
- Zijn de Virtual Classrooms veilig?
Het gebruik van Zoom of Microsoft Teams is net zo veilig als het gebruik van andere reguliere online toepassingen. Het is bekend dat zowel Zoom als Microsoft Teams d.m.v. ‘cookies’ jouw systeem identificeert. Omdat wij daarnaast geen gebruik van 3rd party-opties zoals ‘Google calender’, zijn Teams en Zoom de enige die gebruikmaken van cookies.
In het geval van Zoom hoef je ook geen account aan te maken en je hoeft niet in te loggen om onze Virtual Classrooms te volgen. Het enige dat je hoeft te doen is op de link – die wij je voorafgaand je opleiding toesturen – te klikken en vervolgens te wachten tot je wordt toegelaten tot de les. Meer info over het opstarten van Zoom vind je op deze pagina.
- Worden mijn gegevens gedeeld?
UPD is in het bezit van het Zoom Global Data Processing Addendum. Dit certificaat is een overeenkomst tussen Zoom en UPD en stelt dat alle data volgens de Europese Privacywet- & regelgeving (European Union General Data Protection Regulation (“GDPR”)) wordt verwerkt. Mocht je de getekende versie van het certificaat willen inzien, neem dan contact met ons op via tel. 020 – 345 3015.
Wij hebben verder ook geen opties voor het delen van jouw gegevens geactiveerd wanneer je deelneemt aan onze Virtual Classrooms. Uitsluitend is, logischerwijs, het delen van een scherm door de docent wél standaard ingeschakeld. Maak je verder ook niet druk over jouw gegevens en bestanden op je computer; wij kunnen die niet zien, Zoom en Microsoft Teams ook niet. Je videoverbinding is te allen tijde encrypted (versleuteld).
Mocht je tijdens de les iets willen laten zien via schermdeling, dan bepaal jezelf wat je dan laat zien. Hetzelfde geldt voor het delen van bestanden via de chat; dit kun je doen, maar uiteraard bepaal jezelf wat je stuurt. Net als in een Whatsapp-gesprek als het ware.
Verder kunnen we melden dat wij, UPD, jouw gegevens ook niet verkopen aan derden. Al jouw gegevens worden dus alleen behandeld zoals benoemd in onze privacyverklaring.
- Worden de Virtual Classroom-opleidingen opgenomen?
Nee. Standaard wordt er niks opgenomen. Mocht er tijdens de opleiding – om wat voor reden dan ook – gevraagd worden om wél een deel op te nemen, dan gebeurt dat alleen bij toestemming van alle deelnemende cursisten.
- Moet ik mijn camera aanzetten om deel te kunnen nemen?
Wanneer de docent je toelaat tot de Virtual Classroom staat standaard je camera uit. Je bepaalt zelf of je deze aan of uit zet. Hoe onwennig het vaak ook is om voor de camera te zitten raden we aan om toch je camera aan te zetten tijdens de les. Naast dat dit voor de trainer fijn is om te zien wie er deelneemt aan de les, is het óók goed voor de samenwerking wanneer je in kleine groepjes wordt verdeeld en gezamenlijk gaat werken aan opdrachten. Zoals eerder al gezegd worden er geen beelden gedeeld of opgenomen.
- Kunnen niet-bevoegde Zoom-gebruikers deelnemen aan de sessie als zij de link hebben?
Nee. Niemand kan plots de Virtual Classroom binnenkomen zonder dat de trainer daar toestemming voor heeft gegeven. Je ontvangt van ons een aantal dagen voorafgaand je opleiding slechts een link die je naar de wachtruimte van je virtual classroom brengt. De trainer kan je dan vervolgens toelaten tot de sessie en/of weigeren. Je hoeft dus niet bang te zijn voor pottenkijkers.
Contact
Voor al jouw vragen omtrent de UPD virtual classrooms kun je contact opnemen met onze klantenservice, zij helpen je graag verder.
Telefoon: 020 – 345 3015
E-mail: contact@upd.nl