De praktijkopdracht is een belangrijk onderdeel van jouw Green Belt opleiding. Naast dat deze opdracht succesvol afgerond dient te worden om je praktijkcertificering te behalen werk je ook nog eens aan directe resultaatverbetering binnen jouw organisatie ― en verdien je op die manier de investering voor de opleiding weer terug!
Op deze pagina vind je meer informatie over de praktijkopdracht. We leggen uit waarom de opdracht zo belangrijk is, hoe je een goede praktijkopdracht kiest, waar je rekening mee moet houden en welke resultaten je kunt verwachten. Voor meer informatie over de planning en de integratie van de praktijkopdracht, kun je hier verder lezen.
Waarom is een praktijkopdracht zo belangrijk?
Bij al onze opleidingen staat de toepassing van de theorie in de praktijk centraal. Wij geloven namelijk niet in ‘trainen om het trainen’, waarbij het volgen van een training of opleiding ophoudt als het boek uit is. Daarom begeleiden we onze cursisten naar resultaatverbetering op de werkvloer. Dit doen we door de juiste kennis aan te reiken, de nodige vaardigheden te ontwikkelen bij de deelnemers en door heel veel te oefenen.
Tijdens de praktijkopdracht ga je direct in de praktijk brengen wat je hebt geleerd. Op deze manier ervaar je hoe de theorie er in de praktijk uitziet en welke rol jij daar in speelt. De trainer dient hierbij als sparringpartner en coach om op een veilige en gecontroleerde manier te werken aan resultaatverbetering binnen jouw werkomgeving. Vaak is het ook zo dat – wanneer je de opdracht succesvol hebt afgerond – je de investering in jouw opleiding (in veelvoud) hebt terugverdiend.
Daarnaast vormt dit de basis voor jouw praktijkcertificering. En dat is de echte kroon op jouw opleiding. Door de praktijkcertificering te behalen, bewijs je dat jij zelfstandig verbeterprojecten aan de hand van Lean of Lean Six Sigma kunt uitvoeren op Green Belt niveau.
Hoe kies je een goede praktijkopdracht?
Het kiezen van de juiste projecten is een belangrijke vaardigheid voor iedere verbeterprofessional. Daarom helpen we je graag op weg.
Tijdens de praktijkopdracht los je één probleem op – of benut je een verbeterkans – in je eigen werkomgeving. Met een ‘probleem of verbeterkans’ bedoelen we een afwijking tussen de gewenste situatie en de huidige situatie. Je kunt je tijdens jouw opdracht dus ook richten op het werken aan een gestelde ambitie binnen het proces. Een belangrijke voorwaarde is dat je zelf betrokken bent bij het proces.
Waarschijnlijk kun je zo al een aantal processen opnoemen die ‘niet zo lekker lopen’. Schrijf ze maar eens op en vul het aan met wat maakt dat het niet lekker loopt. Bijvoorbeeld: Proces A loopt niet lekker, wat niet alleen jezelf extra werk kost, maar ook de wachttijd bij anderen in de keten vergroot. Je zult merken dat een lijstje zo gemaakt is.
Binnen Lean dient een probleem of kans altijd één van de onderstaande gebieden te raken:
- Verhogen van de klanttevredenheid over een bepaald proces of bepaalde dienst;
- Verhogen van de medewerker tevredenheid (bijvoorbeeld veiligheid);
- Verhogen van de kwaliteit;
- Verbeteren van de doorlooptijd.
Streep dus direct de items weg van jouw lijst die hier niet direct aan voldoen. Vul de overgebleven problemen of kansen aan met een globaal gewenst resultaat. Denk hierbij in termen als: beter, meer, sneller, efficiënter etc. Dus om het bovenstaande voorbeeld weer te gebruiken: Proces A wil ik verbeteren zodat het vaker foutloos uitgevoerd wordt en daardoor efficiënter en sneller is.
Rangschik de problemen of kansen op grootte van impact die gewenste verbetering heeft op de organisatie, de klanttevredenheid of de kwaliteit. Het probleem of de kans met de hoogste impact bij verbetering is waarschijnlijk het meest geschikt om te kiezen voor jouw praktijkopdracht. Natuurlijk mag je de uiteindelijke keuze best laten beïnvloeden door jouw persoonlijke voorkeur, zolang de opdracht maar genoeg waarde oplevert voor jou, jouw klanten en de organisatie.
Let op: Je hoeft voor de eerste lesdag alleen nog maar een eerste idee voor de praktijkopdracht mee te nemen. De trainer helpt je bij het concretiseren hiervan en het maken van de definitieve keuze voor jouw opdracht. Ga naar deze pagina om de tijdslijn/planning voor de opleiding te bekijken.
Waar moet ik rekening mee houden?
Iedere praktijkopdracht is anders. En daarmee zijn ook alle variabelen anders. Maar na de vele praktijkopdrachten die we begeleid hebben, zien we wel een rode draad die we hieronder graag met je delen:
- Een gemiddelde opdracht is af te ronden binnen 4-5 maanden. Sneller mag natuurlijk altijd.
- Je doet het niet alleen. Jij voert de opdracht uit, samen met een team van collega’s die ook betrokken zijn bij het te verbeteren proces. We zeggen niet voor niets dat Lean en Lean Six Sigma voor een groot deel gaan over de samenwerking tussen mensen.
- Theorie en praktijk zijn twee verschillende werelden. De praktijk is soms weerbarstig. Een goed resultaat in de praktijk vraagt om doorzettingsvermogen, flexibiliteit, motivatie en ontwikkeling van jouw vaardigheden als verbeterprofessional.
- Buy-in van jouw directe leidinggevende is cruciaal. Tijdens jouw praktijkopdracht ga je dingen veranderen in het proces en in het werk van jouw collega’s. Ondersteuning van jouw leidinggevende is essentieel om dit effectief te realiseren.
Waar moet mijn leidinggevende rekening mee houden?
Jouw leidinggevende draagt bij aan jouw praktijkopdracht door een veilige leeromgeving te creëren en de juiste randvoorwaarden te scheppen. Betrek jouw leidinggevende daarom zo vroeg mogelijk bij de praktijkopdracht. Door regelmatig – voorafgaand en tijdens de opleiding – met hem of haar te spreken over wat je nodig hebt en verwacht, verloopt het uitvoeren van de praktijkopdracht soepel en het levert dit het meeste op voor jullie beide. Om je te helpen bij deze gesprekken hebben we hieronder de belangrijkste punten samengevat:
- Om een praktijkopdracht uit te voeren heb je eigen (werk)tijd nodig en tijd van jouw collega’s voor analyses en workshops. Om je praktijkopdracht in 4-5 maanden af te ronden, adviseren we jouw leidinggevende om 4 uur per week beschikbaar te stellen voor het werken aan de praktijkopdracht.
- Behalve het beschikbaar stellen van tijd is het belangrijk dat jouw leidinggevende je ook echt stimuleert om deze tijd te gebruiken. Bijvoorbeeld door bepaalde werkzaamheden bij je weg te halen of door je te helpen bij het stellen van prioriteiten.
- De praktijkopdracht is veelal gericht op jouw eigen afdeling omdat je hier direct invloed op kunt uitoefenen. Dat betekent dat jouw directe leidinggevende ook de ‘opdrachtgever’ is van jouw praktijkopdracht. In deze rol kan jouw leidinggevende je helpen om jouw praktijkopdracht soepel en succesvol af te ronden, bijvoorbeeld door bepaalde deuren voor je te openen, als klankbord te fungeren of je te voorzien van steun, bevestiging of aanmoediging.
- De ervaring leert dat er een relatie is tussen de belangrijkheid van het probleem of de verbeterkans en de mate waarin het cursisten lukt om deze tijdig en succesvol af te ronden. Urgentie zorgt simpelweg voor voortgang. We adviseren jouw leidinggevende om je een probleem of verbeterkans toe te vertrouwen dat belangrijk is voor de organisatie.
We hebben alle relevante informatie voor jou en jouw leidinggevende verzameld in een handig boekje. Dat kun je downloaden via onderstaande button. Mochten er hierna nog vragen zijn? Neem dan even contact op met ons via 020 – 345 3015 of contact@upd.nl.
Download het boekjeWelke resultaten kan ik verwachten?
Bij het bepalen van een geschikte praktijkopdracht heb je de processen al in het perspectief van klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid, kwaliteit en doorlooptijd geplaatst. Logischerwijs bevinden de te verwachten resultaten zich binnen deze kaders. Om je een beter beeld te geven lees je onderstaand enkele voorbeelden van resultaten die je kunt verwachten:
- Het verhogen van het aantal in één keer goed beantwoorde vragen van klanten (kwaliteit), of;
- Het sneller orderpicken van bepaalde onderdelen in het magazijn (doorlooptijd), of;
- Het verminderen van het aantal klantaanvragen die we vanwege door ons gemaakte fouten van een volgende afdeling terug ontvangen, of;
- Het verlagen van de hoeveelheid rework waardoor het proces efficiënter wordt en de medewerkers minder frustratie ervaren.
Vrijwel al deze voorbeelden zijn ook kwantificeerbaar in andere KPI’s, zoals kostenverlagingen, omzetverhogingen, verbeterde tevredenheidsscores, etc. De trainer zal samen met jou de exacte doelstelling en bijbehorende KPI’s bepalen voor jouw praktijkopdracht.
Bekijk voorbeelden van praktijkopdrachten
Een goed voorbeeld zegt soms meer dan een hele uitleg. In de afgelopen jaren hebben een aantal deelnemers aan onze opleidingen de praktijkopdracht uitgewerkt in een businesscase. Deze cases delen we natuurlijk met trots. Via onderstaande button kun je een aantal van deze businesscase bekijken. Misschien geven we je hiermee wat inspiratie voor jouw praktijkopdracht.
Bekijk de voorbeeldenMeer informatie
Heb je nog vragen over de praktijkopdracht? Of wil je even met iemand sparren over een mogelijke praktijkopdracht die je binnen jouw organisatie voor je ziet? Neem dan contact met ons op via 020 – 345 3015.