Het CBS heeft UPD gevraagd om te ondersteunen bij een volledige transitie naar een cultuur van continu verbeteren. De verbetercultuur wordt gebaseerd op de methodiek Lean Six Sigma en moet worden in doorgevoerd in de dagelijkse activiteiten en de opzet en uitvoering van projecten.
In samenspraak met CBS is een continu verbeterprogramma opgezet voor de twee locaties in Den Haag en Heerlen. Het verbeterprogramma bevatte de volgende doelstellingen:
- De intentie van procesoptimalisatie en continu verbeteren zit in de genen van de medewerkers en is daarmee voor iedereen onderdeel van de normale werkzaamheden.
- Alle benodigde kennis en kunde voor het toepassen van Lean Six Sigma is in huis en wordt actief onderhouden en gedeeld door de eigen medewerkers.
Naast de cultuurverandering en de gedragscomponent zijn ook kwantitatieve resultaten benoemd als ‘leiden tot substantiële verbeteringen van processen’. Met het programma wil CBS als benchmark/autoriteit zichtbaar in het dagelijks succesvol gebruiken van de methodiek Lean Six Sigma voor andere overheidsinstellingen (nationaal) en de National Statistical Institutes (internationaal).
A walk down memory lane…
Bij UPD helpen we al meer dan 20 jaar organisaties bij de transformatie naar een cultuur van continu verbeteren en bij blijvende prestatieverbetering. En in die tijd hebben we honderden organisaties begeleid. Over het algemeen proberen we onze businesscases en klantverhalen zoveel mogelijk actueel te houden. Maar soms zijn er verhalen die we niet inhoudelijk willen of kunnen veranderen. We gebruiken deze artikelen als time-capsule, zij geven ons een kijkje in ons eigen verleden. Zoals deze businesscase.
De transitie bij het CBS die we hier beschrijven vond plaats in 2014, een tijd waarin een cultuur van continu verbeteren nog veelal werd vormgegeven door de implementatie van een methode, in dit geval Lean Six Sigma. In de afgelopen jaren zijn hier het belang van verandermanagement, leiderschap en besturing aan toegevoegd, zoals ook verwerkt in het model voor een succesvolle transformatie.
De uitvoering
In de eerste “waves” zijn medewerkers getraind in de methode en opgeleid tot Lean Six Sigma Green Belt. Onder begeleiding van UPD worden de nieuw verworven vaardigheden op het gebied van coachen en trainen, methoden en technieken verder ontwikkeld in verbeterprojecten. Ook worden de Green Belts ingezet om zelf de eigen collega’s te ontwikkelen door deelname aan verbeterprojecten. Door het vliegwiel dat is ontstaan zijn er tot dusver 83 verbeterprojecten gestart (waarvan 40 inmiddels afgerond).
De focus ligt op cultuurverandering met behulp van Lean Operational Management en het behalen van resultaten met Lean Six Sigma. Aantallen actieve Belts en projecten zijn belangrijke, maar ondergeschikte operationele prestatie indicatoren.
Na toepassing in de praktijk zijn diverse medewerkers doorgegroeid en getraind op Black Belt niveau. Zij fungeren als interne coach van de Lean Six Sigma Green Belts in de komende ‘waves’. De Lean Six Sigma Black Belts verzorgen inmiddels de training van de Orange Belts geheel zelf.
Na een half jaar is er een CBS-breed deployment team opgezet, bestaande uit de Black Belts en hun leidinggevenden, onder voorzitterschap vanuit het management, om het belang van blijvend verbeteren binnen het CBS te verankeren. Het deployment team neemt de taak van UPD over ten aanzien van het benoemen van verbeterprojecten (selectie), uitvoering en opvolging. Na de opzet van het deployment team is bij productie-intensieve directies gestart met Lean Operational Management (LOM), de dagplan aanpak. Bij de dagplan aanpak staat het dagelijks in de werkomgeving gestructureerd verbeteren voorop.
Resultaat
De Lean Six Sigma methode is in 2014 geïntroduceerd om processen kleinschalig te optimaliseren en zo op een meer gestructureerde wijze efficiency te realiseren. Inmiddels hebben 139 medewerkers succesvol een Lean Six Sigma-training afgerond:
- 7 Black Belts: afdeling overstijgende projectleiders
- 50 Green Belts: projectleiders binnen de eigen afdeling
- 82 Orange Belts: projectmedewerkers
Vanaf de tweede helft van 2014 zijn 42 projecten gestart waarvan er zeven inmiddels zijn afgerond. De verwachte besparing per project ligt na één jaar tussen de 200 en 500 uur (bron: CBS jaarverslag 2014).