Het hele team is door deze aanpak nu een succesfactor geworden
Ik ben manager van drie teams die allen een analyse en een implementatieplan van de situatie hebben gemaakt. De UPD-coach heeft alle stappen om te komen tot het plan één voor één gestructureerd doorgelopen. Daarna stopte de flow. Er wordt door het team veel belang gehecht aan MBObeter, maar een aantal voorwaarden waren bij Secretarieel en Financieel niet ingevuld. De onrust van de reorganisatie was daar groot en je kreeg geen uren voor deelname aan het MBObeter-traject. Bij het team Handel lag een implementatieplan waar nog niets mee was gebeurd. Vanaf hier wordt het een succesverhaal. Met ondersteuning van UPD hebben we een steigergroepje gevormd , dat heeft voorbereidend werk verricht, knelpunten herbenoemd en geprioriteerd en acties behapbaar geformuleerd. Dat hebben we opnieuw gepresenteerd aan het team. Daarna hebben we alle analyses met het team gemaakt en zijn de geprioriteerde acties op het verbeterbord geplaatst. Het team zelf is door deze aanpak nu een succesfactor geworden!
Een grote berg wordt hapklare brokken en bij de hapklare brokken wordt de berg ook meegenomen
Sneeuwbal
Aan de slag gaan is al een enorm succes. De actie werd geformuleerd en besproken met een soort van scrum wijze. Vervolgens gingen groepjes uit elkaar en een uur lang aan de slag. Daarna een kwartier bij elkaar om de stand van zaken te bespreken. Wat is er nog nodig, is het af, heb je een hulpvraag? Die tijd van uitvoering heb je al in je agenda gereserveerd. Zo hebben we acht sessies gehad waar dus heel veel punten zijn opgepakt. Elke actie werd ook uitgepluisd, dus uit elke actie kwam een sneeuwbal van andere acties. Gedurende het proces werden de docenten steeds positiever. Een docent merkte op dat we nu echt zicht hebben op wat we doen.
Regisseur
Het mooie van de aanpak is dat het ook echt af is. Aan de rechterkant van het verbeterbord hangen zoveel afgeronde acties dat de blaadjes er bijna afvallen. Een grote berg wordt hapklare brokken en bij de hapklare brokken wordt de berg ook meegenomen. Dus het is wel een 1 + 1 = 3 verhaal. Studenten merken daar ook direct iets van. In ‘Heb je genoeg geleerd vandaag’ krijg je tips van studenten. Hiermee kan je checken of je acties aankomen en krijgt je ideeën over nieuwe acties. Het maakt zowel studenten als docenten blij. Vervolgens kwam de vraag hoe nu verder op te pakken, We hebben in het team een regisseur benoemd en die is getraind door UPD in het leiden van het verbeterbord. Zij is een echte verbinder, goed in ontwikkeling. Op die manier willen we het continu verbeteren gaan borgen.