Eurailscout is een Europese organisatie gericht op het monitoren van de conditie van de spoorwegen infrastructuur. Klanten zijn onder andere Prorail (Nederland), INFRABEL (België) en DB Netz AG (Duitsland). Verder vinden activiteiten plaats in Turkey, Italië, Denemarken, Frankrijk en Oostenrijk. Eurailscout stelt zich ten doel om de meest kost-effectieve basis en gefundeerde voorspellingen te leveren over de infrastructuur ten aanzien van de veiligheidscondities en te verwachten onderhoudskosten.
De opdracht
Een specifiek proces bij Eurailscout liep niet lekker. Klanten klaagden over levertijden van data en over de betrouwbaarheid van de gegevens. Aan UPD is gevraagd om een Quick Scan uit te voeren naar de potentiele oorzaken. Intern blijkt dat verschillende metingen en analyses niet op elkaar aansluiten. Een oorzaak wordt gevonden in het niet op elkaar afstemmen van divisies en teams, wat leidt tot het ontbreken van een standaard manier van werken. Vergaderingen worden gezien als moment om informatie uit te wisselen en niet voor besluitvorming een aanzet tot actie.
Op basis van de bevindingen wordt in samenspraak met de opdrachtgever een projectopdracht opgesteld met als ambitieuze doelstellingen:
- Verbeteren van lokaliseren defecte spoorstaven (is verbeterd van 48% naar 96%).
- Overlegstructuur verbeteren (is verbeterd van SIS 1 naar SIS 3).
- Uitval kilometers door uitval van meetapparatuur op treinen verlagen (van 128 km naar 30km = 77% verbeterd).
- Beschikbaarheid/ ‘uptime’ van treinen verhogen (verbeterd met 31%).
De uitvoering
Tijdens de Quick Scan is “het probleem proces” onder de loep genomen. Daarnaast is de status van de huidige ‘Lean cultuur’ bepaald met behulp van een Lean Assessment. Op basis van de resultaten van de Quick Scan en de Lean Assessment zijn de volgende onderdelen in het verbeterprogramma opgepakt:
- Champion training voor het Management Team.
- Aantal sleutelpersonen zijn opgeleid tot Lean Green Belt.
- Verbeteren van 4 werkstromen.
De trainingen legden een goede basis voor het succesvol van start kunnen gaan met het verbeteren van vier werkstromen. Het Management en de sleutelpersonen vervulden de rol van “sponsor” en ‘kartrekker’ om de beoogde verbeteringen te realiseren. De consultant van UPD heeft de sponsors en kartrekkers begeleid om de nieuw verworven kennis in de praktijk toe te passen.
Resultaat
De volgende resultaten zijn bereikt met de teams:
- Het lokaliseren van defecte spoorstaven is verbeterd van 48% naar 96%.
- Effectiviteit van de overleggen is significant verbeterd.
- Uitval kilometers door uitval van meetapparatuur op treinen is verlaagd van 128 km naar 30km (reductie van 77%).
- Beschikbaarheid/ ‘uptime’ van de treinen met 31% verhoogd.
- Met ca. €75.000 investering een jaarlijkse return van ca. 1-2 miljoen euro
Door de behaalde successen en het enthousiasme begon het ‘Lean virus’ zich te verspreiden binnen de organisatie; ook andere afdelingen zijn in beweging gekomen en gestructureerd op zoek gegaan naar de bronoorzaken van issues en het oplossen ervan, in plaats van symptoombestrijding. Selectie van sleutelpersonen in combinatie met training en begeleiding bij het opstarten en uitvoeren van de eerste verbeterprojecten is voor Eurailscout een succesvolle cocktail gebleken om de LEAN filosofie en methodiek effectief te gebruiken.
Focus: ‘niet ontsporen! Impact is waar wij een positieve verandering teweeg kunnen brengen bij onze deelnemers en klanten. Om een ongewenste situatie te laten kantelen naar een gewenste.