Speciaal voor de eigen medewerkers ontwikkelde de hogeschool Saxion samen met UPD een op het onderwijs gerichte e-learningmodule voor een ‘orange belt training’ in het kader van Lean. Kleine verbeteringen aanbrengen in de eigen werkomgeving. Dat is waar de module en training zich op richten. De online module bereidt medewerkers hierop voor. ‘Zij kijken nu anders naar processen waardoor deze beter en slimmer worden uitgevoerd’, aldus Saxion-trainer Janet Tabak.
Onderwijsinstellingen zijn altijd bezig met het verbeteren van de ondersteunende processen zodat er meer ruimte en geld is voor het verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs. Zo ook hogeschool Saxion, een instelling voor het hoger beroepsonderwijs (hbo) met hoofd- en leslocaties in Deventer, Enschede en Apeldoorn. Hier studeren in totaal ruim 26.000 studenten. Er werken een kleine drieduizend mensen.
Voorbeelden uit de eigen praktijk
Om met name de ondersteunende processen slimmer en efficiënter te kunnen inrichten en uitvoeren, startte Saxion in 2016 – in samenwerking met UPD – met een Orange Belt Training in het kader van Lean. ‘In 2018 hebben we de eendaagse training samen met Saxion op maat gemaakt’, zegt Klaas Jansen, trainer en ontwikkelaar bij UPD. ‘Dat is behulpzaam om de medewerkers mee te nemen in de Lean-gedachte en -methodiek. Daarom gebruiken we specifieke voorbeelden uit de dagelijkse praktijk van de Saxion-medewerkers. Veel Lean-lesmateriaal beschrijft het werk van medewerkers in bijvoorbeeld de industrie. Maar juist door het specifiek te maken voor in dit geval een onderwijsinstelling, gaat het leven bij medewerkers en kunnen ze er ook meteen iets mee.’
Sector-specifieke opleidingen
De achterliggende principes van Lean zijn binnen vrijwel iedere organisatie toepasbaar. Om herkenbaarheid en toepasbaarheid van de kennis zo hoog mogelijk te houden, hebben wij sector-specifieke opleidingen ontwikkeld. In deze opleidingen behandelen we dezelfde theorie, maar maken we het direct toepasbaar voor de sector waar de deelnemers actief in zijn.
Lees meer over onze sector-specifieke opleidingenDeels klassikaal, deels online
Ook wilde Saxion de training “blended” maken; een deel klassikaal, een deel online. Jansen: ‘Ook dat hebben we met elkaar geregeld. Voordat medewerkers klassikaal bijeenkomen voor de Orange Belt Training, kunnen ze in hun eigen tijd al een e-learningmodule doornemen. Deze neemt zo’n vier uur in beslag. Daarmee doen ze al enige kennis op over Lean, zijn ze al bekend geraakt met bepaalde Lean-termen en kunnen we in de klassikale training meteen van start met de inhoud.’
Zo groot mogelijke groep
Sinds de start van de online ‘op maat training’ hebben nu zo‘n 150 medewerkers deze training gevolgd. ‘Zo’n drie tot vier keer per jaar trainen we gemiddeld 14 deelnemers’, zegt Saxion-trainer en coach Continu Verbeteren Janet Tabak. ‘Dat tempo willen we in het najaar van 2021 opschroeven naar één keer per maand. We willen nu versneld 200 medewerkers de training laten volgen.’ Met name ondersteunend personeel op het Academiebureau gaat de eendaagse training volgen, die overigens in twee dagdelen wordt gegeven.
Tabak: ‘Deze medewerkers zijn betrokken bij ondersteunende processen rondom toetsing, het vastleggen van cijfers van studenten, stages, scriptietrajecten, personeel, financiën en onderwijs. Al die processen behelzen veel administratief werk. Daar willen we verbeteringen op doorvoeren. Het is dan ook belangrijk dat we een zo groot mogelijke groep met deze training bereiken. Hoe meer mensen op een andere manier kijken naar de processen, hoe sneller en makkelijker verbeteringen kunnen plaatsvinden.’
E-Learning op Maat
Bij UPD hebben we een uitgebreide E-Learning omgeving ontwikkeld waarmee we onze klanten de mogelijkheid kunnen om deze helemaal naar de eigen behoeften in te laten richten. De inhoud van de modules, de selectie van de beschikbare modules per medewerker en de look-and-feel is volledig aan te passen aan de wensen en doelen van de organisatie.
Meer over de E-Learning op maatOog voor verspilling
De grootste verandering die medewerkers ervaren nadat ze de training hebben doorlopen, is dat ze zien op welke onderdelen in het processen verspillingen plaatsvinden. Tabak: ‘Ze leren ook te zien wat verspillingen zijn. Als een student, medeweker of afdeling bijvoorbeeld moet wachten op een volgende handeling, dan valt dat ook onder de noemer verspilling. Het is een kwestie van anders kijken.’ Ook leren medewerkers om niet meteen naar oplossingen te zoeken maar eerst te onderzoeken wat de oorzaak van een probleem is en van daaruit te werken aan een oplossing.
Simpele verbeteringen
Tabak: ‘Soms is een probleem heel eenvoudig op te lossen. Zo bleek een gedeelde inbox, waarin mailtjes binnenkwamen voor verschillende medewerkers op het secretariaat, een bron van irritatie en dubbel werk. Sommige mailtjes werden twee keer beantwoord omdat niet duidelijk was wie welke actie had uitgevoerd bij welke mail. Nu hebben medewerkers besloten om met duidelijke werkafspraken en met kleuren te werken. Elke mail krijgt een kleur toebedeeld waaruit duidelijk wordt welke acties al hebben plaatsgevonden. Dat scheelt een hoop dubbel werk en fouten. Door hun alerte blik die gericht is op verspilling, valt dit soort zaken nu op.’
Ingesleten patronen veranderen
Langzaam maar zeker krijgt de verbetercultuur bij hogeschool Saxion gestalte. ‘We zijn nu een kleine vier jaar verder en merken inmiddels echt verschil’, zegt Carien van Horne, Saxion-trainer en coach Continu Verbeteren. ‘Elke organisatie kent z’n eigen ingesleten patronen en vaste cultuur. Vaak ook gaan we ervanuit dat deze niet te veranderen zijn. Maar door op verschillende plaatsen in de organisatie verbeteringen door te voeren, verandert er wel degelijk iets. Dat gebeurt met kleine stapjes en van binnenuit.’
Nu zelf doen
‘Het mooie van deze samenwerking is dat het twee werelden samenbrengt waardoor er een product ontstaat die zonder de kennis en input van beide partijen niet mogelijk was geweest’, zegt Tabak. ‘Wij weten wat het werk van onze medewerkers inhoudt. UPD heeft kennis van e-learning. Samen kunnen we maatwerk bieden waar medewerkers écht mee aan de slag kunnen.’ Het feit dat de trainers én van Saxion zijn én van UPD is van toegevoegde waarde.
Tabak: ‘Beiden hebben weer een andere kijk op het werk en vullen elkaar aan. Er is dan ook heel duidelijk sprake van synergie.’ Toch krijgt de samenwerking nu andere vormen. Sinds kort kan Saxion de trainingen namelijk geheel zelfstandig uitvoeren. Jansen: ‘Dat is ook altijd ons streven geweest. We willen onszelf als trainers overbodig maken. Saxion heeft nu zelf voldoende kennis en trainers in huis om het Lean denken en de daarbij behorende methodiek over te brengen op de medewerkers. Het enige dat Saxion nu nog van ons nodig heeft, is onze op maat gemaakte e-learning module.’
Brede implementatie werkt het best
‘We hebben geleerd dat het heel goed werkt om de trainingen echt specifiek te maken zodat ze aansluiten bij onze medewerkers en de problemen die zij ervaren in hun dagelijkse werk. Dat was echt een “eye opener”, zegt Van Horne. ‘Maar ook is het belangrijk dat het gedachtengoed breed wordt gedragen en vormgegeven in de organisatie. Breed implementeren is cruciaal. Medewerkers van verschillende afdelingen moeten elkaars taal praten en samen op een “continu verbeteren-manier” kijken naar de problemen. Dan kan er echt iets veranderen en ontstaat er een verandercultuur.’
Meer informatie?
Wil je meer informatie over onze samenwerking met Saxion, of onze maatwerk opleidingstrajecten binnen het onderwijs? Neem dan contact op met Karen Fraser via onderstaande gegevens:
Telefoon: 020 – 345 3015
Email: contact@upd.nl