De afgelopen jaren is er veel energie gestoken in het succesvol doorvoeren van verbeteringen. De volgende stap hierin is het realiseren van een ‘continu verbetercultuur’ bij Sitech. Want de wereld om ons heen verandert ook voortdurend. Rico Luijten en Roger Janssen van het Progam Office ondersteunen ons hierbij.
Stilstaan is geen optie
Continu verbeteren is geen overbodige luxe. Roger: “De chemische industrie verbetert jaarlijks met twee tot drie procent. Om onze klanten succesvol te blijven bedienen en te groeien, wordt van ons verwacht dat we continu verbeteren. Daarom vormt dit ook een van de pijlers van de nieuwe Sitech ambitie. Het doel is het creëren van een mindset, waarbij we steeds kleine stapjes vooruitzetten en waarbij de medewerker centraal staat. Met deze cultuur dragen we bij aan de realisatie van onze ambities, reduceren we ongevallen en verhogen we de medewerkertevredenheid. Om hier gestructureerd invulling aan te geven, besloten we ondersteuning te zoeken bij adviesbureau UPD; een bedrijf dat veelvuldig vergelijkbare trajecten heeft begeleid. Een paar weken geleden zijn we van start gegaan bij drie Maintenance teams en twee teams binnen het Shared Support Department.”
A walk down memory lane…
Bij UPD helpen we al meer dan 20 jaar organisaties bij de transformatie naar een cultuur van continu verbeteren en bij blijvende prestatieverbetering. En in die tijd hebben we honderden organisaties begeleid. Over het algemeen proberen we onze businesscases en klantverhalen zoveel mogelijk actueel te houden. Maar soms zijn er verhalen die we niet inhoudelijk willen of kunnen veranderen. We gebruiken deze artikelen als time-capsule, zij geven ons een kijkje in ons eigen verleden. Zoals dit artikel. We realiseren ons dat de inhoud oud en misschien achterhaald is, maar jou als lezer wel een beeld van de tijdgeest geeft.
Initiatief bij Shop Stanyl
Ook binnen Shop Stanyl leefde de wens om met continu verbeteren aan de slag te gaan. Pascal Heijnen (Supervisor) vertelt: “Mijn vrouw werkt bij APG en daar zijn ze bezig met voortdurend verbeteren. Ze is erg enthousiast over de aanpak, betrokkenheid van de medewerkers en resultaten. Het leek me een goed idee om dit ook bij Sitech te doen. Samen met werkvoorbereider Ties Bosman was ik het idee aan het uitwerken om een dagstart te introduceren, in navolging van Shop OMM. Toen bleek dat Roger en Rico hiermee bezig waren voor heel Sitech, kwamen een paar zaken bij elkaar.”Sturen op ‘quick wins’
Consultant Minke de Haan van adviesbureau UPD ondersteunt de shops van IAZI/ Stanyl en OMM bij deze continu verbeteren-cultuur. Ze reageert: “Mijn rol is het begeleiden van medewerkers bij continu verbeteren. Ik probeer het proces te vereenvoudigen, bijvoorbeeld door te sturen op ‘quick wins’. Want dit motiveert enorm, hoe klein de winst ook is.”
Samen de dag beginnen
Een van de elementen van continu verbeteren is de dagstart, die bij Shop Stanyl werd ingevoerd. Pascal: “Elke ochtend om tien over acht verzamelt het team zich circa 10 minuten bij het dagstartbord. We beginnen dan met het bespreken van de positieve punten van de dag tevoren. Dat was even wennen, want wij zijn vooral kritisch en niet vertrouwd met het delen van successen. Vervolgens kijken we naar wat we kunnen verbeteren ten opzichte van de vorige dag. De verbeterpunten worden door medewerkers zelf aangedragen en zoveel mogelijk door henzelf opgepakt. Ook de planning en Alert-momenten komen aan bod . Tot slot is er aandacht voor de gemoedstoestand van de medewerkers.” “Als er iets speelt in de privé-sfeer of op het werk kan dat invloed hebben op je prestaties”, aldus Minke. “Als je kenbaar maakt hoe je in je vel zit – zonder in detail te hoeven treden – kunnen collega’s hier rekening mee houden.”
De beste standaard van vandaag is de slechtste van morgen, want alles verandert voortdurend
Samen met de klant
De verbeterpunten zitten soms alleen binnen de onderhoudswerkzaamheden, maar ook vaak in de samenwerking met de klant of op het grensvlak daarvan. Daarom is bij Stanyl de klant aanwezig bij de dagstart. Minke: “Om als team beter te worden, is het belangrijk ook de klant erbij te betrekken. De collega’s van klantzijde die aanschuiven wisselen regelmatig. Soms luisteren ze alleen mee, soms dragen ze zelf ook verbeterpunten aan.”
Veel ideeën, snel oplossen
Wat zijn de eerste ervaringen? “De ideeën kwamen vrij snel los”, vindt Pascal. “Er zijn veel kleine verbeteringen die we telkens voor ons uitschoven of die na enkele dagen weer van het netvlies verdwenen, zonder te zijn opgelost. Nu staan ze op het bord, dus word je er vanzelf aan herinnerd. Heb je het na drie dagen niet opge-ost, dan levert dat boze blikken op. Dat wil niemand. Je ziet dus snel resultaat, daardoor krijgen we er steeds meer plezier in.”
Verbeteren als mindset
Het verbeterpotentieel is oneindig, volgens Minke. “Er zijn altijd zaken die je kunt verbete-ren. Continu verbeteren is dan ook een mindset. Immers, de beste standaard van vandaag is de slechtste van morgen, want alles verandert voortdurend. Het leuke van deze aanpak is dat hij heel praktisch is. Je ondervindt het door het gewoon te doen.”
Eigen verbetercoaches opleiden
Wat zijn de plannen om continu verbeteren verder vorm te geven binnen Sitech? Roger: “Van half mei tot augustus gaan we met vijf teams en externe ondersteuning aan de slag om continu verbeteren voor Sitech op maat te ontwikkelen. We streven ernaar zo snel mogelijk een aantal continu verbetercoaches uit onze organisatie op te leiden. Zij worden voor een periode van twee tot drie jaar volledig hiervoor vrijgemaakt, zodat ze de rol van externe consultant kunnen overnemen. Zo zorgen ze ervoor dat continu verbeteren echt onderdeel gaat uitmaken van onze manier van werken.”
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen in Sitecho, magazine van Sitech Services, www.sitech.nl.